NL | EN     LinkedIn Twitter
'Gelukkig niet zo'n zelfingenomen schreeuwerige trainer.'
· · · Vertragen, vertrouwen en zelfsturing binnen teams en organisaties
 

15-11-2016

Vertragen, vertrouwen en zelfsturing binnen teams en organisaties

Vertragen, stilstaan en reflecteren

Deze week een boeiend gesprek gehad met twee gepassioneerde Learning Development Managers. Ook binnen hun organisatie is ‘het bevorderen van zelforganisatie’ speerpunt. De cultuur van hun organisatie kenmerkt zich door energie, ruimte, doelgerichtheid en creativiteit. Wat een positief effect heeft op werkplezier en -sfeer. Mooie basis voor zelfsturende teams (en bijvoorbeeld) het werken met Agile/Scrum, toch?

Ruimte is bij hen echter wel verbonden aan actie en daadkracht, je krijgt alle ruimte om te initiëren. Ruimte nemen voor vertragen, stilstaan en reflecteren is braakliggend terrein. Herkenbaar binnen uw organisatie?

Mindfulness & meditatie integreren in de alledaagse hectiek

Nu is ‘Mindfulness en meditatie’ wel een opkomende trend binnen organisaties. Er is tegenwoordig altijd wel een teamlid dat de 8-wekelijkse mindfullness cursus heeft gevolgd. Managers starten de dag op met yoga en meditatie tijdens een leiderschapsprogramma, er is een wekelijkse Yogales in de bedrijfsfitnessruimte. Of (deze vond ik wel komisch) het voormalige rokershok wordt ingericht als meditatieruimte (de enige ruimte die leeg staat binnen het gebouw). Echter, Mindfulness en meditatie vervolgens werkelijk integreren in de alledaagse praktijk en tijdens overleg, dat vormt voor velen een enorme uitdaging.

(Team)overleg: De perfecte spiegel

Nu vormt (team)overleg altijd een perfecte spiegel voor de cultuur van een organisatie. En aangezien mensen naar schatting zo'n 80% van hun werktijd vullen met overleg is dit een cruciale succesfactor voor (team)performance. Daarom start ik teamcoaching graag met het observeren van een werkoverleg.  Zo zou je de beschreven dynamiek terug kunnen zien in het wekelijkse teamoverleg: Er is een overvolle inhoudelijke agenda, vnl. bestaande uit mededelingen en operationele ‘aftik’punten. Een deel van de leden komt niet of te laat binnen (vanwege een voorgaande vergadering die uitliep of vanwege ‘te blussen brandjes’). Het merendeel heeft zich niet kunnen voorbereiden door tijdsgebrek. De voorzitter stuurt zowel op inhoud als proces en zorgt voor notulen. Hij werkt up tempo de agenda af. Hierbij voeren enkele mensen actief het woord en de discussies (via argumenten die zich veelal herhalen) waarbij anderen zich terugtrekken. Dit sorteert in een onevenredige distributie van gespreksbijdragen (volgens onderzoek van Google naar succesvolle teams kernvoorwaarde). Deelnemers ronden punten half af met halve afspraken op basis van impliciete aannames en vooroordelen. Deze afspraken vult een ieder ‘half’ in en dus moeten die weer terugkomen op een volgend overleg, wat de agenda nog voller maakt. Oftewel, de welbekende vicieuze cirkel.

Vertragen om te versnellen

Wat ik hierin mis is bewuste aandacht voor een begin en eind. Bewust gekozen momenten van vertraging, aandacht en reflectie. Als het ware beweegt een team continu in 'het midden'. Wat grote impact heeft op de kwaliteit van aandacht, van echt luisteren en elkaar de juiste vragen stellen. Dit gaat weer ten koste van het vermogen om afstand te nemen van alledaagse hectiek en essenties te pakken. Je leeft als het ware in de illusie dat je tijdswinst boekt, maar in realiteit gebeurt vaak het tegenovergestelde.

"Om te kunnen versnellen,
dien je op de juiste momenten te vertragen."


Zonder vertrouwen geen zelfsturing

Veel en vaak feedback, communicatie, zelfsturing en reflectie zijn sleutelelementen binnen de hedendaagse populaire Agile/Scrum verander- en projectaanpak. In essentie vereist veranderen via deze aanpak een cultuur van vertrouwen: vertrouwen in de competenties van teamleden alsook dat een ieder handelt naar beste vermogen en vanuit de juiste intenties. Dit vertrouwen legt nl. de basis voor zelfsturing en dient zichtbaar te zijn in alle (groeps)overleggen en leeractiviteiten.

Vraaggericht faciliteren van Team- en MD ontwikkeling

Wil je als coach/(Learning Development) Manager zelforganisatie bevorderen, dan zou je dus je interventies willen richten op het duurzaam bevorderen van deze cultuur van vertrouwen. Interessante overdenking hierbij is het volgende citaat uit het verandermodel van Theory U/Presencing:

"Het effect van (leer)interventies wordt bepaald door de innerlijke staat
van waaruit degene die intervenieert de interventies doet."

Bijdragen aan een cultuur van vertrouwen, vereist zgn. ‘innerlijk werk’ en innerlijk vertrouwen. Sleutel hiertoe is de verbinding tussen je hoofd, hart en intuïtie (zie ook mijn vorige artikel met het Tryskalion als krachtig symbool voor drie-eenheid). En die verbinding komt alleen tot stand via bewuste momenten van vertraging, aandacht en reflectie. Naast de kernvraag ‘Hoe faciliteren wij een cultuur van (innerlijk) vertrouwen?’ nodig ik je uit je te laten inspireren door de volgende vragen:

  • Welke dialogen dien ik te voeren met wie? Welke dialogen dien ik te faciliteren tussen wie?
  • Welke (harts) verbinding heb ik nodig? Welke verbindingen tussen wie zijn nodig? Welke vragen kan ik stellen die verbinden? Welke verhalen dragen hieraan bij?
  • Hoe optimaliseer ik mijn balans tussen enerzijds 'actie, tempo en versnellen' en anderzijds 'rust, vertragen en reflecteren'? Hoe faciliteer ik anderen en teams deze balans bewust te optimaliseren in hun alledaagse praktijk?
  • Hoe faciliteer ik 'echte' gesprekken kwaliteit van aandacht en een begin, midden en einde? Hoe faciliteer ik een 'Mindful' gespreksvoering?

Krachtige methodes die een cultuur van vertrouwen faciliteren

Op deze manier krijgt ‘feedback, communicatie, zelfsturing en reflectie’ een andere dimensie. Je ontwerpt niet langer MD programma’s, maar je startpunt is altijd het faciliteren van de ‘juiste’ dialogen met de ‘juiste’ personen binnen je organisatie. Om vervolgens de weg te volgen van cocreatie.

Ervaring leert dat Cirkeldialoog en ‘Storytelling’ krachtige benaderingen zijn om een cultuur van vertrouwen (en dus zelfsturing) te faciliteren. De volgende methodes lenen zich hier uitstekend voor: Circle Way dialoog, Appreciative Inquiry, Open Space Technology, World Cafe. Stuk voor stuk methodes die op diepgaand niveau ‘Een leider in elke stoel’ faciliteren. Hier ga ik de volgende keer dieper op in. Harry Kunneman, socioloog en filosoof, verwoordt het als volgt:

"Waar verblijven we liever;
onder de lantaarnpaal (systeemwereld)
of rond het kampvuur (leefwereld)"

« Terug